Het probleem van Landal Greenparks
Soms loopt de dagelijkse contentorganisatie niet helemaal lekker, maar is het moeilijk te achterhalen waar dat aan ligt. Zeker bij een complexe, internationale organisatie zoals Landal Greenparks. Landal zat middenin een reorganisatie om de contentorganisatie efficiënter in te richten. Contentteams in onder andere Nederland, Denemarken en Zwitserland moesten meer klantgericht en op één lijn communiceren, meer tijd krijgen om inspirerende content te maken en beter samenwerken met marketingafdelingen. Maar hoe dat precies in zijn werk moest gaan? Dat was de grote vraag.
Onze oplossing
Een frisse blik van een doortastende buitenstaander is onmisbaar om gewoontes te doorbreken en de contentorganisatie te vernieuwen. Daarom huurde Landal een specialist van Presenter in. Zij was de tijdelijke content lead, tot er een vaste vervanger gevonden was. Naast het begeleiden van de dagelijkse werkzaamheden, onderzocht ze wat de teams nodig hadden om nóg beter te functioneren. Ze bracht een concreet advies uit hoe Landal dat kon bereiken.
Onze uitvoering
Onze specialist kwam terecht in een ingewikkelde situatie, met verschillende teams die uit verschillende hoeken opdrachten kregen en tegelijk met teams in het buitenland moesten schakelen. Ze startte met een onderzoek, dat bestond uit koffie drinken met alle betrokkenen, vragen stellen en luisteren.
1. Het onderzoek: in gesprek met de teamleden
Door met alle teams in gesprek te gaan en echt te luisteren naar de behoeftes, wist ze in kaart te brengen wat de teams wilden en nodig hadden. Ze wilden heel graag hun content naar een nieuw niveau brengen, maar hadden behoefte aan meer richtlijnen, kennis en zelfontwikkeling. Door ook met de mensen te spreken die zijdelings met de teams te maken hadden, ontdekte ze hoe de werkprocessen in elkaar staken en dat de teams nu veel tijd kwijt waren aan ad hoc-invoerklusjes.
Om te achterhalen hoeveel uren werk er daadwerkelijk nodig waren om alle werkzaamheden uit te voeren, maakte ze een uitgebreide inventarisatie van de huidige werkzaamheden en de gewenste werkzaamheden. En wat bleek: er waren te weinig uren en te veel werk.
2. Het advies: blijf in gesprek
Met al deze informatie bracht ze een advies uit aan haar opvolger. Ze begon bij het begin: ze definieerde alle rollen en verantwoordelijkheden van de teams en de processen en workflows. Dit wordt vaak vergeten, maar door deze basisafspraken vast te leggen, ga je heel wat discussies en onduidelijkheden uit de weg. Ook stelde ze voor dat elk team zelf de doelstellingen, prioriteiten en de hoeveelheid werk bepaalt. Door de content vervolgens op te delen in sprints, hebben de teamleden steeds een vast overleg- en oplevermoment. Zo zijn de teams zelf in de lead en zijn ze ook constant in gesprek met elkaar en met de rest van de organisatie.
Om de teams meer richtlijnen en houvast te geven, is een contentstrategie een onmisbaar document. Voor meer structuur en overzicht is een tool zoals de Contentkalender erg handig. En om het gapende gat tussen het aantal werkuren en de hoeveelheid werk te dichten, stelde ze voor een contentbureau in te huren voor de contentmanagementklusjes.
Naast de concrete adviezen voor rolverdelingen, structuur, richtlijnen en planning, adviseerde onze professional om een contentbootcamp te organiseren. Dan is elk teamlid in één keer weer helemaal op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen rondom SEO, Google Analytics en Sitecore. Het is natuurlijk wel belangrijk om daarna het team te blijven voeden met nieuwe kennis en uitdagingen, want onze markt blijft in beweging.
Met dit plan klommen de teams een niveau omhoog, en met hen de content. Het was aan de opvolger van onze specialist om de laatste stap te zetten: het contentorganisatie-advies implementeren.
