Het probleem
Bij deze grote financiële dienstverlener startten de teams van Lifetime begin oktober 2020 met een nieuwe manier van samenwerken: het Regievoerdersmodel. Ze zochten een interim teamleider (Regievoerder) om samen met de teams de nieuwe werkwijze op te zetten en eigen te maken.
Onze oplossing
Een regievoerder hebben we wel in huis! Onze sr. consultant in contentorganisatie heeft al heel wat strepen op haar mouw. Bij verschillende organisaties hielp ze teams op een nieuwe, efficiëntere manier samen te werken. Tijd om haar gestreepte mouwen op te stropen!
Onze uitvoering
Voor 3 maanden was onze Sr. Consultant de interim regievoerder van twee teams binnen het Lifetime-cluster. Ze werkte aan het nieuwe model in een speelveld met verschillende stakeholders. Het is altijd lastig voor een team om om te schakelen en op een nieuwe manier te gaan werken. Daarnaast waren er nog een paar uitdagingen:
- Het nieuwe organisatiemodel en de nieuwe werkwijze werden nog aangepast tijdens de invoer
- Er was een grote bulk aan content die in het laatste kwartaal van dat jaar nog in kaart moest worden gebracht en moest worden gemaakt
- De teams waren nieuw, met nieuwe rollen, verantwoordelijkheden en taken voor alle teamleden
- In de nieuwe teams zaten weer veel nieuwe mensen, die vaak ook nog nieuw waren in het vakgebied
- De huidige contentprocessen waren onduidelijk en inefficiënt
- En last but not least: de corona-lockdown en het thuiswerken
De nieuwe werkwijze invoeren
Om te beginnen voerde de regievoerder het nieuwe organisatiemodel en de nieuwe werkwijze in. Ze had een coachende rol voor de teams, en gaf samen met de andere twee regievoerders en stakeholders invulling aan het organisatiemodel.
Contentwerkzaamheden in kaart brengen en optimaliseren
Tegelijkertijd bracht ze samen met een contentspecialist van Presenter alle contentwerkzaamheden in kaart. Daarvoor gingen ze in gesprek met de stakeholders. Ze prioriteerden en planden de werkzaamheden en wezen ze toe aan teamleden met behulp van Jiraborden. Zo werd al het contentwerk beter inzichtelijk voor de teamleden én voor alle stakeholders. Deze nieuwe manier om Jira te gebruiken was wennen voor het team, maar met wat coaching liep de nieuwe workflow als een trein. Ook voor nieuwsbrieven wist ze op deze manier stappen te zetten om het contentproces te optimaliseren.
Naast het werkproces, keek onze consultant ook naar het planningsproces. Volgens de nieuwe methode leverde ze een bijdrage aan de planning. Ook adviseerde ze over het optimaliseren van het proces.
Op weg helpen en overdragen
Tijdens de laatste weken werkte ze twee nieuwe teamleiders in en droeg ze alles aan hen over. Ze bracht de grootste uitdagingen in kaart en koppelde die terug aan de opdrachtgever én de nieuwe teamleiders zodat ze ook zonder haar nog verder konden optimaliseren.
* Deze opdrachtgever wil niet genoemd worden in klantcases van externe bureaus. De financiële dienstverlener heeft akkoord gegeven voor het publiceren van deze case op onze website. Wil je meer weten over deze case of hoe wij je helpen bij contentorganisatie? We vertellen je er graag meer over! Stuur ons een mail of bel ons.
