Het probleem van OCW
Veel overlappende content op 2 verschillende websites, 3 eindverantwoordelijken (OCW, DUO en CBS), veel inhoudsdeskundigen en een klein online team. Het ministerie van OCW liep tegen meerdere problemen aan. Content was verouderd, een duidelijk werkproces miste en er was geen ruimte of kennis voor vernieuwing. Of wij hen konden helpen de websites te vernieuwen, was de vraag. En dat wilden wij wel.
Onze oplossing
OCW had zelf al een doelgroepenonderzoek liggen. Een fijn startpunt, maar er was meer nodig om de websites weer op de juiste koers te krijgen. We startten een strategietraject, waar we naast een contentstrategie ook documenten opleverden met concrete vervolgstappen. Daarmee kreeg OCW direct handvatten om de strategie in praktijk te brengen.
Onze uitvoering
Voordat je weet welke koers je wilt varen, moet je weten wat er al wel is. Wat gaat er goed? Wat kan beter? Wat wil de doelgroep? En wat zijn de wensen van de organisatie? Hoe verloopt het werkproces nu? Daarom trapten we af met een workshop om antwoord te krijgen op deze vragen. We brachten inhoudsdeskundigen, redactieleden, doelgroep, programmeurs en andere belanghebbenden bij elkaar. En vroegen ze het hemd van het lijf. Met hun input stippelden we een route uit om bij die nieuwe, betere website te komen. En die zag er zo uit:
- Contentaudit: we deden een kwantitatief en kwalitatief onderzoek naar de huidige staat van de websites van OCW.
- Klantreizen en gebruiksverhalen: behoeftes van de doelgroepen diepten we verder uit. Welke klantreis leggen ze af? Aan welke content hebben zij behoefte? Welke (content)kansen zijn er?
- Contentstrategie: met de tot dan toe verzamelde input zetten we een strategie op papier.
- Navigatievoorstel: we bepaalden dat we van 2 websites naar 1 website gaan. Er was dus een nieuwe navigatie nodig.
- Contentmodel en wireframes: we maakten voor elke paginasoort een schets van de content die op die pagina moet komen te staan.
- Schrijfwijzer: afspraken over tone of voice en schrijfstijl legden we vast in een schrijfwijzer.
- Contentorganisatie-advies: we gaven advies over hoe het online team, de inhoudsdeskundigen en de verschillende organisaties efficiënter kunnen samenwerken.
Sprints
Een flinke lijst die we binnen 3 maanden moesten afronden, tijdens de zomervakantie… In coronatijd. Uitdagend, maar zeker niet onmogelijk. We deelden het project op in sprints. Voor elk onderdeel uit de lijst stond 2 weken. Daardoor kon onze contentstrateeg zich telkens volledig richten op 1 onderdeel. Dat zorgde voor focus en een strakke planning.
Aan het begin van elke sprint organiseerde de contentstrateeg een workshop voor het projectteam. Daarin vertelde ze meer over het doel van de aankomende sprint en haalde ze de input op die ze nodig had. Vervolgens ging ze aan de slag, en presenteerde aan het einde van de sprint de resultaten. Het projectteam kreeg dan ruimte om feedback te geven. Zo had je harde deadlines, én een contentstrategie waar de organisatie volledig achter staat.
